Negocjacje handlowe z Rosjanami i Arabami
W książkach o zachowaniach w biznesie różnice międzykulturowe przedstawiane są na klasycznych wymiarach opisywania kultury – w pozycjach starszych oceniany jest stosunek do czasu, okazywanie szacunku, etykieta; w książkach młodszych – indywidualizm i kolektywizm, synchoniczność i równoległość, równość i hierarchia, czy też uniwersalizm i partykularyzm. Opisy skrajnych różnic pokazują nieporozumienia, jakie mogą się pojawić przy spotkaniu przedstawicieli odmiennych kultur, więc zachęcają do dobrego zrozumienia warunków, w jakich przyjdzie nam działać.
Z perspektywy użyteczności dla polskiego negocjatora pomocne jest przełożenie ogólnych rozważań o kulturach, na zalecenia zgodne z dynamicznymi regułami negocjacji, ze wskazaniem punktów istotnych dla polskiego negocjatora.
Można uznać, że istnieją pewne uniwersalne punkty – zasady negocjacji – które, choć w różnych kulturach inaczej realizowane, stanowią problem, który musi być rozwiązany. Negocjacje toczą się zawsze jako rozmowy między podmiotami, o pewnym temacie, w etapach – od nawiązania kontaktu, pierwszych ofert, poprzez ustępstwa aż do porozumienia. Porozumienie jest zapisane w kontrakcie, który stanowi punkt odniesienia przy realizacji układu i rozwiązywania problemów, jakie w realizacji się pojawią.
Formułując praktyczne wskazówki dla negocjacji z przedstawicielem innej kultury te uniwersalne punkty musimy interpretować poprzez polski styl negocjowania – podkreślając podobieństwa, różnice oraz pozorne podobieństwa i różnice.
Należy odnosić się więc do polskiego stereotypu partnera godnego zaufania czyli:
W polskich rozmowach biznesowych wcześnie poruszamy sprawę cenie (bo „może tracimy wspólnie czas”), ale pierwsza oferta jest rozsądnie zawyżona (10% upustu to standard nawet przy kupnie używanego auta na giełdzie). Ustępstwa są uzasadniane warunkami dodatkowymi, ale też osobistymi („jak dla Pana to ...”). W negocjacjach końcowych szlifujemy porozumienie pełni napięcia, choć ultimatum kupującego często rozstrzyga lub przerywa dialog. Po przerwie staramy się lekko zmitygować i przyjęta zostaje oferta lekko poprawiająca ultimatum („zrobił dużo, żeby dostosować się do moich żądań, wyszedł mi naprzeciw”).
Jeśli pojawiają się problemy w realizacji porozumienia, to zapisy z kontraktu są traktowane jako w miarę lekko, jako punkt wyjścia do rozmowach („i tak nie da się wyegzekwować tego prawa”). Kategoria winy wpływa na sposób dialogowania – obwinianie i przepraszanie musi zostać dokonane. Wszyscy jednak wiedzą, że ustalona zostanie wina „z przyczyn obiektywnych” i będzie można dalej pracować.
Taki styl negocjowania – wschodnioeuropejska mieszanka pozornego uniwersalizmu, lekkiego kolektywizmu nastawionego na osiągnięcia, choć lekko zewnątrzsterownego (by użyć kategorii Trompenaarsa), braku wagi w zachowywaniu twarzy i lekkości w używaniu słowa zderza się boleśnie z kulturami arabskimi i rosyjską, co widać z poniższej tabeli.
| Wymiary | Rosjanie | Kraje arabskie |
| Niewerbalne | ||
| Fizyczność | Blisko, dotykanie, głośno | Blisko, dotykanie, bez okazywanie złości |
| Ubiór | Stonowany (nie bogatszy niż jego – „krowa Iwana”) | Bogaty |
| Wizytówki | Z tytułami naukowymi i formalnymi, dwujęzyczne | Z tytułami Podawane prawą ręką (lewa „nieczysta”) |
| Styl wypowiedzi | Wprost, obcesowo | Niewprost, kwieciście |
| Odmowa | Wprost | Unikanie odmowy |
| Stosunek do czasu | Staranie się o punktualność Ty masz być na czas, on będzie w ciągu godziny | Punktualność nieistotna – nikt nie jest na czas, ani po czasie, ani przed czasem |
| Relacje | On decyduje – nie ocieplisz relacji sam | Dobre relacje najważniejszym warunkiem prowadzenia jakichkolwiek rozmów |
| Wpływ przyjaźni | Brak może utrudnić, ale bliskość ma małe znaczenia w trakcie negocjacji Pij wódkę aby cię poznali | Warunek rozpoczęcia rozmów |
| Jakie tematy możesz rozpoczynać | Techniczne – odkrycia naukowe | Rodzinne, towarzyskie, kulturalne |
| Jakich tematów nie możesz rozpoczynać | Polityczne Handlowe | O twojej ofercie |
| Styl negocjowania | ||
| Fazy negocjacji | Najpierw techniczne – (co produkt umie), dużo później – handlowe | Więzy rodzinne, zaprzyjaźnij się Dużo później on poruszy sprawy merytoryczne |
| 1 oferta | Rozsądny zapas | Duży zapas |
| Ustępstwa | Zmieniające warunki oferty | Wiele, bez uzasadnienia merytorycznego („dla ciebie”) |
| Naciski | Równoległe stoły Zmiana ekipy negocjującej Brak dostępu do decydenta | Odkładanie |
| Domykanie | Przekonaj, że to najlepszy możliwy kontrakt („zdarta płyta” – „przy tych parametrach nic innego nie mogę”) | Modyfikuj ofertę aż się zgodzi, szukaj, o co mu chodzi, gdy się nie zgadza |
| Ocena sukcesu w negocjacjach | Nie można taniej | Ile utargowałem z 1 oferty |
| Kontrakt formalny – dokument | Ich zobowiązania nieistotne, twoje wyegzekwują | Nieistotny papier |
| Rozwiązywanie problemów w realizacji | Drobne – załatwisz przy wódce, duże – renegocjacje z innym zespołem z ich strony | Obraza przyjaźni, gdy powodują jego utratę twarzy wobec kontrahentów |
Mamy więc obraz dwóch różnych kultur negocjowania. Kultura arabska szkicowana w powyższej tabeli zakłada, że wartościowy partner to „bogaty przyjaciel rodziny” – ktoś, kto buduje relację dla relacji, jest mu w niej dobrze („nic nie uwiera żadnego z uczestników” stąd brak odmów i emocji), ceni przyjaźń i wiele dla niej zrobi, bo żyje się wspólnie z rodziną i przyjaciółmi pod opieką Allaha.
Dla Rosjanina (świetnie uchwyconego przez Custinem w „Listach z Rosji” jako lekko zawistnego pozoranta z systemu absolutnego władcy) partner to rzetelny inżynier (chciało by się powiedzieć niemiecki rzemieślnik z XIX wieku), pracujący dla władzy, dostarczający nowin technicznych użytecznych i ciekawych, ale podporządkowany autorytetowi potęgi Rosji, uosobionej przez przedstawiciela imperatora. Polityka jest oczywiście zakazana (w byłym imperium opanowanym przez niewiadomo kogo nie mówi się o polityce międzynarodowej jak i mechanizmach władzy wewnętrznej), a kupowanie jest decyzją kupującego („ci z zachodu całe wieki nas Rosjan oszukiwali”).
Dynamika negocjacji z Rosjanami to walka o najlepszy kontrakt, a nie o wystarczająco dobry. Pozornie to efekt młodych wilków kapitalizmu (firm kierowanych poprzez jednoosobowe decyzje młodych self-made manów), ale czuć historyczne zaplecze („wszyscy chcą sprzedać do imperium, ale moje życie – negocjatora w imieniu imperatora, czy chana tatarskiego – jest nic nie warte, jeśli zrobię błąd”). Naciski, krzyki, dyktaty są na porządku dziennym, picie wódki nie łagodzi języka sporów – podejrzenie, że partner mógłby jeszcze ustąpić zatrzymuje natychmiast proces porozumienia. W tej logice rozmawiania nie da się domknąć kontraktu bez stanowczego „nic więcej nie da się zrobić” ze strony Polaka – zachowania w Polsce nienaturalnego („bo przecież na pewno coś jeszcze może się da – może mały prezencik?”).
Dynamika rozmów z kulturami arabskimi to „zgadywanie trosk przyjaciela”. Kwiecisty dialog bez stanowczych twierdzeń nie pozwala odmówić przyjacielowi. Stąd niezgodę komunikuje się przez odwlekanie, a raczej unikanie kontaktu. Kontrakt ma być dobry, rozwiązujący wszystkie problemy, jakie mam („a mój przyjaciel Polak je przecież zna, bo zna mnie, moją rodzinę i wszystkie konteksty w których funkcjonujemy”). Drobne, kontekstowe sygnały powinny być odczytane i mój przyjaciel wychodzi im naprzeciw. Budując więzi znajomości z Polakiem muszę dbać o zachowanie twarzy, a raczej dbamy o zachowanie twarzy – w szczególności to on ma zadbać o mój sukces („dużo utargowałem”). Targowanie się to rytuał sporu między przyjaciółmi o nieistotne kwestie – rzeczywistość negocjacji zmienia się nie pod wpływem nowych danych o szczegółach ze świata zewnętrznego (specyfikacji handlowych i merytorycznych), ale pod wpływem dialogu. Rozmowa płynie, ale jest rzetelna – jej teatralność, okrzyki, oburzenia, zdumienia są efektem radości spotkania, a nie faktycznego urażenia („gdyby to, co mówiłeś zrozumieć tak, jak inni by to zrozumieli, to byłbym śmiertelnie obrażony – na pewno więc nie miałeś tego na myśli”). Pomagamy sobie nawzajem, więc nie ma prawdziwej złości – z tymi co wybuchają wściekłością i prawdziwą pretensją nie można obcować, a więc i robić interesów. Polakowi trudno jest zrozumieć, że zgoda oznacza „w tej chwili wydaje mi się to możliwe”, a brak zgody wprost i silnie wyrażonej, to „prawdziwy przyjaciel rozumie mnie lepiej”. My Polacy czujemy się dobrze w nastawieniu na relację (raczej niż na zadaniach - to przecież nasza wiejska kultura), choć chcielibyśmy, aby jakiś rodzaj następstw wynikał ze składanych obietnic. Gdy nie wchodzimy w rolę kolonizatorów oburzonych lenistwem nierzetelnych tubylców, to dogadujemy się stosunkowo łatwo (stosujemy lokalną etykietę i czujemy realia kulturowe analogiczne do kultury polskiej wsi).
Więcej trudności mamy z realizacją. Tu, tak naprawdę, Polak jest pragmatykiem - kłopoty są oczywistymi problemami do rozwiązywania. Nie zawsze jest tak dla Araba – tutaj kłopoty mogą być końcem przyjaźni – jeżeli w ich skutku ucierpią faktycznie jego lokalni partnerzy. W tym sensie Arab podobny jest do Rosjanina – są problemy, których nie da się rozwiązać. Dla Rosjanina jednak takie problemy są tylko we wnętrzu organizacji. Kłopoty u zewnętrznych odbiorców to ich kłopot, ale poruszenie w jego firmie może zagrozić jego głowie (a więc i twojej). Polak chciał na pewno od początku go oszukać, bo oni - jak u Dostojewskiego – „tacy zawsze podstępni i dwulicowi”.
Można uważać, że ta garść stereotypów dotyczących negocjacji międzykulturowych jest zabawą w śledzenie politycznie niepoprawnych myśli, które nawet w uniwersalnym świecie globalnych transakcji płyną przez polską głowę. Jest przecież jasne, że różni ludzie zachowują się różnie i trafność opisu stylu kultury oznacza co najwyżej, że w danej kulturze zachowują się częściej zgodnie z jej dominującym stylem. Stereotypowe sądy wpływają na działanie nie tylko wtedy gdy są trafnym opisem rzeczywistości, ale również pośrednio, jako źródło jego interpretacji naszych niepokojących zachowań („a wydawało się, że taki cywilizowany / zamerykanizowany a tu wyszło...”).
Powyższe rady praktyczne nie są więc bezwzględnymi zaleceniami do zachowań a dodatkowym punktem odniesienia w ocenie sytuacji, gdy chcemy nie prowokować nowych dodatkowych napięć w i tak trudnej sytuacji negocjacyjnej. Zachęcam do lektury wydanej po polsku książki R. Gestelanda (Różnice kulturowe a zachowania w biznesie), jak i klasycznej książki G. Kennedy’ego (Negotiate anywhere – doing business abroad), które część powyższych refleksji spowodowały, ale przede wszystkim do analizy własnych doświadczeń negocjacyjnych w kategoriach różnic kulturowych nieco głębszych, niż temperatura spożywanego alkoholu w różnych krajach.